Création d'un modèle de lettre

Nous allons dans ce tutorial découvrir comment créer un modèle de lettre en utilisant les styles de Word. Grâce aux styles nous allons pouvoir choisir la mise en forme et l'emplacement de chaque partie de notre lettre. Dans notre exemple, le modèle comportera un en-tête avec un logo et 5 styles différents (un pour l'addresse du destinataire, un pour la date, un pour l'objet, un pour le texte, et un pour la signature). Le résultat devrait sensiblement ressembler à ceci :

Commencez par lancer Word et ouvrez un nouveau document. Pour la réalisation de notre modèle nous allons créer un en-tête qui abritera notre logo.

Dans le menu affichage cliquez sur en-tête et pied de page puis insérez le Word Art suivant en cliquant sur le bouton word art de la barre d'outil dessin puis choisissez une forme de texte sans couleur et valider par ok et remplissez la fenêtre qui apparaît comme ci-dessous :

Cliquez sur OK le Word Art apparaît puis sans désélectionner dans la barre d'outil Word Art cliquez sur forme :

puis choisissez celle ci :

Apportons maintenant la touche finale à notre logo en y plaçant une ombre, pour cela cliquer sur le bouton ombre de la barre d'outil dessin et choisissez celle, ci-dessous :

Placez le logo dans le coin gauche de l'en-tête puis faites un double clic à l'extérieur de l'en-tête pour en sortir.

Passons maintenant à la création des cinq styles de notre modèle.

1er style que l'on va nommer adresse pour l'adresse.

Cliquer Format puis Style puis Nouveau comme ci-dessous :

Etape 1

Dans la fenêtre qui apparaît, écrivez adresse dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton Format en bas et choisissez Police, et indiquez times new roman 12 normal puis OK

Etape 2

Refaites Format puis Cadre et remplissez comme ci-dessous :

Etape 3

Explication : Pour choisir la position exacte du cadre adresse qui est une sorte de zone de texte, dans le champ Position écrivez 10 cm et choisissez Par rapport à Marge ainsi notre cadre se trouvera horizontalement à 10 cm de la marge de gauche. Pour la Position vertical choisissez 0 cm Par rapport à Marge, le cadre se trouvera donc contre la marge du haut.

Valider par OK pour revenir à l'étape 2 puis valider encore par OK vous êtes maintenant revenu à l'étape 1.

2éme style que l'on va nommer date pour la date.

Cliquez sur Nouveau puis dans la fenêtre qui apparaît, écrivez date dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton Format en bas et choisissez Police, et indiquez times new roman 12 normal puis OK

Refaites Format puis Cadre puis remplissez :

Horizontalement
Position 10 cm Par rapport à Marge

Verticalement 3 cm Par rapport à Marge

et OK et encore OK

3éme style que l'on va nommer objet pour l'objet de la lettre

Cliquez sur Nouveau puis dans la fenêtre qui apparaît, écrivez objet dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton Format en bas et choisissez Police, et indiquez times new roman 12 gras puis OK.

Refaites Format puis Paragraphe puis choisissez Espacement Avant 12 pt et Après 12 pt pour espacer l'en-tête de 12 points ainsi que le paragraphe suivant.

Valider par OK puis encore OK

4éme style que l'on va nommer texte pour le texte

Cliquez sur Nouveau puis dans la fenêtre qui apparaît, écrivez texte dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton Format en bas et choisissez Police, et indiquez times new roman 12 normal puis OK.

Refaite Format puis Paragraphe puis choisissez Espacement Avant 12 pt et Après 12 pt pour espacer l'objet de 12 points ainsi que la signature.

Valider par OK puis encore OK

5éme style et dernier que l'on va nommer signature

Cliquez sur Nouveau puis dans la fenêtre qui apparaît, écrivez signature dans le champ Nom, puis cliquez sur le bouton Format en bas et choisissez Police, et indiquez times new roman 12 normal puis OK.

Refaites Format puis Cadre puis remplissez comme ci-dessous :

Valider par OK puis encore OK.

Nos cinq styles sont maintenant crées, il ne reste plus qu'à les organiser afin qu'ils s'enchaînent les uns à la suite des autres.

Dans la liste des styles que nous avons crées, cliquer sur le style adresse puis sur Modifier comme ci-dessous :

Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît cliquer, sur le menu déroulant Style du paragraphe suivant et choisissez date ainsi lorsque l'on fera Entrée dans le cadre adresse le cadre date apparaîtra tout seul.

Valider par OK.

Refaites la même chose pour les autres styles.

Pour le style date le style du paragraphe suivant sera objet.

Pour le style objet le style du paragraphe suivant sera texte.

Pour le style texte le style du paragraphe suivant sera signature.

Dans la fenêtre des styles cliquez sur appliquer pour valider tous les styles.

Le modèle est maintenant presque terminé, vous devez avoir une page blanche avec le logo en en-tête, dans la barre de mise en forme choisissez le style adresse qui sera le premier à apparaître à l'ouverture du modèle.

Il ne reste plus qu'à enregistrer notre modèle, cliquez sur Fichier puis Enregistrer sous nommez le modelelettre et dans Type de fichier choisissez Modèle de document (*.dot) puis Enregistrer il sera automatiquement enregisté dans le dossier modèle.

Pour ouvrir le modèle il faut impérativement passer par le menu Fichier puis Nouveau et choisir le modelelettre.dot comme ci dessous :

Valider par OK

Vous devez voir apparaître le document avec le logo en en-tête et un cadre pour saisir l'adresse du destinataire.

Avant de commencer la saisie du texte il faut savoir que l'on utilisera la touche Entrée du clavier que pour changer de style, lorsque l'on voudra passer à la ligne ou laisser une ligne vide (dans la partie texte notemment) on utilisera la combinaison de touche Maj+Entrée car si l'on fait Entrée on crée un nouveau paragraphe et on passe également au style suivant car on a paramètré nos styles pour qu'ils s'enchaînent à chaque changement de paragraphes.

Vous pouvez maintenant saisir le texte suivant :

Monsieur Jean Latour (Maj+Entrée)
15, rue de l'opéra (Maj+Entrée)
54000 Nancy (Entrée)

Nancy, le vendredi 18 mars 2002 (Entrée)

Objet : Confirmation de commande. (Entrée)

Monsieur, (Maj+Entrée)
(Maj+Entrée)
Nous accusons réception de votre commande de 3000 rosiers, type rose blanche, référence y-5689 au prix de 2 € l'unité H.T. (Maj+Entrée)
(Maj+Entrée)
La livraison aura lieu sous huitaine par notre livreur. (Maj+Entrée)
(Maj+Entrée)
Veuillez bien vérifier la marchandise à la réception et signaler immédiatement au livreur toute réserves en cas de marchandise non conforme ou détériorée. (Maj+Entrée)
(Maj+Entrée)
Nous ne pourrons prendre en compte aucune réclamation qui n'aurait pas été signalée à la livraison. (Maj+Entrée)
(Maj+Entrée)
Vous remercions de votre confiance, veuillez agréer Monsieur nos salutations les meilleures. (Entrée)

Pierre Lombard (Maj+Entrée)
Directeur commercial

Voilà c'est terminé vous pouvez bien entendu personnaliser votre modèle en rajoutant ou modifiant les styles et supprimer l'en-tête.